Von: Rechtsanwalt Rüdiger Fritsch
Heute: Teil 6: Eine Rechnungsprüfung dauert lange
Die mathematische und buchhalterische Richtigkeit der Abrechnung ist nach herrschender Meinung im Rahmen einer sog. Schlüssigkeitsprüfung vom Verwaltungsbeirat zu kontrollieren. Es handelt sich dabei um eine Plausibilitätskontrolle, bei der die Konsistenz des Abrechnungswerks
durch einen schlichten Vergleich der angegebenen Abrechnungsbeträge
geprüft wird. Damit ist klargestellt, dass stundenlanges „Abhaken“ von Einzelbelegen
nicht erforderlich ist. Im ersten Schritt ist der betragsmäßig korrekte Anschluss der angegebenen Werte an die Beträge der Vorjahresabrechnung zu prüfen. Im zweiten Schritt sind zunächst gesondert für jeden Abrechnungsteil (Gesamt-und Einzelabrechnung, Instandhaltungsrücklagendarstellung sowie Kontendarstellung)
zum angegebenen Anfangsbestand die Zugänge zu addieren und die Abgänge
zu subtrahieren, was den jeweils ausgewiesenen Endbestand ergeben muss. Für
die Gesamt-und Einzelabrechnung ist zu beachten, dass in beiden Teilen nur identische Kostenpositionen mit identischen Beträgen erscheinen dürfen.
Im dritten (und entscheidenden) Schritt ist zu prüfen, ob die in der Gesamt-und
Einzelabrechnung enthaltenen Werte mit den Angaben in der Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage sowie der Kontendarstellung übereinstimmen.
Da die letztgenannten Abrechnungsteile letztendlich nur Ausschnitte aus dem umfassenden Abrechnungswerk der Gesamt-und Einzelabrechnung darstellen, sich die jeweiligen Angaben also in allen drei Abrechnungsteilen gleichen müssen, ist die Abrechnung ordnungsgemäß, wenn Übereinstimmung ermittelt wird. Anderenfalls ist die Abrechnung als unschlüssig anzusehen.
Nach der Kontrolle der rechnerischen Schlüssigkeit der Abrechnung tritt die
Prüfung der sachlichen Richtigkeit. Zunächst ist zu überprüfen, ob die angegebenen
Verteilerschlüssel den Vereinbarungen und Beschlüssen der Wohnungseigentümer,
hilfsweise dem gesetzlichen Verteilungsschlüssel gem. § 16 Abs. 2 WEG entsprechen.
Schließlich ist die sachliche Richtigkeit der einzelnen Positionen des Abrechnungswerks durch Beiziehung der zugrundeliegenden Belege im Original gegen zu prüfen. Wird ein konkreter Buchungsvorfall untersucht, so ist anhand des im Original bei zu ziehenden Buchungsbelegs die rechnerische Übereinstimmung des Belegs mit der betreffenden Buchung, deren korrekte Zuordnung zur jeweiligen Kostengruppe und die
zeitliche Übereinstimmung des Geldflusses mit dem Abrechnungszeitraum zu prüfen.
Dabei steht die Rechtsprechung zutreffenderweise auf dem Standpunkt, dass eine vollständige körperliche Prüfung eines jeden Belegs, gerade bei größeren
Wohnungseigentümergemeinschaften und umfangreichen Abrechnungen, den Rahmen dessen sprengt, was von einem Rechnungsprüfer geleistet werden kann und verlangt eine zumindest stichprobenartige Belegprüfung.