Der Verwalter ist dafür verantwortlich, den Ablauf einer Eigentümerversammlung zu steuern. Allerdings haben es die Wohnungseigentümer es in der Hand, diesen Ablauf zu beeinflussen. Ein wichtiges Hilfsmittel hierfür sind Geschäftsordnungsbeschlüsse.
Geschäftsordnungsbeschlüsse regeln den Versammlungsablauf. Jeder Eigentümer kann vor oder auch noch in der Versammlung Anträge zur Geschäftsordnung stellen, über die dann abgestimmt werden muss.
In verschiedener Hinsicht unterscheiden sich Geschäftsordnungsbeschlüsse von „regulären“ Beschlüssen, die auf Versammlungen gefasst werden. So bedürfen sie keiner Aufnahme in die Tagesordnung. Auch unterliegen Geschäftsordnungsbeschlüsse nicht der Anfechtung. Dies rührt daher, dass sie wegen ihres Inhalts i. d. R. mit Ende der Versammlung, für die sie gefasst wurden, erledigt sind. Aus demselben Grund müssen Geschäftsordnungsbeschlüsse auch nicht in die Beschluss-Sammlung eingetragen werden.
Klassische Geschäftsordnungsbeschlüsse sind z. B.:
•Wahl des Protokollführers
•Änderung der Tagesordnung
•Redezeitbegrenzung
•Teilnahme von Nichteigentümern
•Ausschluss von Versammlungsteilnehmern
Die Wahl von Versammlungsleiter und Protokollführer ist normalerweise unproblematisch. Bei der Änderung der Tagesordnung werden eine Umstellung der Reihenfolge der TOPs und die Vertagung von TOPs denkbar sein. Hingegen ist eine Erweiterung um Beschlussgegenstände nicht zu empfehlen, weil hierauf gefasste Beschlüsse mangels Einhaltung der Ladungsfrist anfechtbar sein werden.
Ein Beschluss zur Redezeitbegrenzung kann vor allem in größeren Gemeinschaften sinnvoll sein. Allerdings muss gewährleistet sein, dass alle Eigentümer ihre Position in der Versammlung hinreichend darlegen können. Gegen eine Begrenzung auf 5 bis 7 Minuten je Eigentümer dürften keine Einwände bestehen.
Praktisch sehr bedeutsam sind auch Beschlüsse, die die Teilnahme von Nichteigentümern ermöglichen. Eigentümerversammlungen sind grundsätzlich nicht öffentlich. Manchmal kann es aber notwendig und im Interesse der Eigentümer sein, außen stehende Dritte hinzuzuziehen. Dies kann bei komplizierten rechtlichen Fragestellungen z. B. ein Rechtsanwalt sein oder ein Architekt bzw. Ingenieur, wenn bauliche Maßnahmen zur Debatte stehen. Die Anwesenheit gemeinschaftsfremder Personen sollte immer von einem Geschäftsordnungsbeschluss gedeckt sein und sich auch nur auf den in Rede stehenden TOP beschränken.
In Extremfällen kann es angezeigt ein, einen Eigentümer per Geschäftsordnungsbeschluss von der Versammlung auszuschließen. Dies kommt in Betracht, wenn der Eigentümer wiederholt massiv gestört hat und ein ordnungsgemäßer Versammlungsablauf auf andere Weise nicht gewährleistet werden kann. Eine vorherige Abmahnung nebst Androhung des Ausschlusses ist unabdingbar. Ebenso muss der ausgeschlossene Eigentümer die Möglichkeit haben, vor Verlassen der Versammlung einen anderen Eigentümer zu bevollmächtigen, ihn in der Versammlung weiter zu vertreten. Der Ausschluss eines Eigentümers ist aber immer riskant: Der ausgeschlossene Eigentümer kann die nach dem Ausschluss gefassten Beschlüsse anfechten. Die Anfechtung wird Erfolg haben, wenn sich der Ausschluss als unberechtigt erweist.
(Quelle: RA Dr. Deckert, www.haufe.de)