Ihre Hausverwaltung in
Berlin und Rostock

Datenschutzerklärung

Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person

Art. 13 DSGVO & Art. 14 DSGVO

Datenverarbeiter


Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen:
Dick Immobilienmanagement e.K.,
Paulstraße 47,
18055 Rostock,
Geschäftsführer: Dipl. Kfm. Christian Dick MRICS,
Sitz der Gesellschaft: Rostock, Amtsgericht Rostock, HRA 2053,
USt-IDNr.: DE205319108

Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Reinhold Okon
Datenschutzbeauftragter
Rosenstr. 1
85757 Karlsfeld
Email: info@dsb-okon.de
http://www.dsb-okon.de

Welche Daten verarbeiten wir?


Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden:
Lieferanten (Adress- und Funktionsdaten) und Kontaktpersonen zu nachgenannten Gruppen auch
soweit es sich dabei um juristische Personen handelt (Kontaktkoordinaten sowie
Betreuungsinformationen), Miet- und Kaufinteressenten für Gewerbe- und Privatobjekte.
Wesentliche Datenkategorien sind:

  • Name
  • Adresse
  • Geburtsdatum, Geburtsort
  • Telefonnummer (Mobil sowie Privatnummer)
  • Daten zu Kontonummern und Geldinstituten
  • E-Mail-Adressen (zur Korrespondenz von Ihnen überlassenen E-Mail-Adressen)
  • Lage Ihres Objekts (Wohnung, Garage, Grundstück, etc.) ein
  • Höhe der Beiträge der gemeinschaftlichen Ausgaben (WEG)
  • eventuelle Zahlungsrückstände
  • eventuelle Zahlungsüberschüsse
  • eventuelle offene Forderungen
  • Legitimationsdaten (Personalausweis bei Immobilienverkauf und Vermietung)
  • Bonitätsdaten
  • Daten aus Dokumentation (z.B. Beratungs- Tagungs- Versammlungsprotokolle)
  • Umsatzdaten aus Zahlungsverkehr
  • Daten aus Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen
  • Daten über Nutzung unserer Leistungen über Telemedien (Webseiten, Newsletter,
    Apps)
  • Authentifizierungsdaten (Unterschriften)
  • Zahlungsaufträge

Wo kommen die Daten her? (Quelle)


Die gespeicherten Daten wurden im Rahmen unseres Vertragsverhältnisses, sowie einzelner Aufträge
erhoben bzw. sie sind im Rahmen der Geschäftsverbindungen und Geschäftsanbahnung entstanden.
Die Speicherung der Daten erfolgt zur Erfüllung und Abwicklung der uns erteilten Aufträge sowie der
handels- und steuerrechtlichen Dokumentations- und Archivierungspflichten, Erfassung aus Eingaben
im Verwaltervertrag, Signaturen aus E-Mail und Dokumenten, Eingaben und Ergänzungen des an uns
durch Sie übersandten Eigentümerstammdatenblatts. Bei Mietverhältnissen werden die Daten aus uns
überlassenen Selbstauskünften entnommen. Anfertigung von handschriftlichen Notizen im Beisein des
Betroffenen, Diktat-Aufzeichnungen (elektronisch), fernmündliche Korrespondenz.

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher
Rechtsgrundlage erfolgt dies?

Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 DSGVO


Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter strengster Beachtung und im Einklang mit den
Bestimmungen der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz 2018 (BDSG-neu)
Erfüllung der lt. Verwaltervertrag und Mietvertrag geforderten Pflichten, Ausführung von
erforderlichen Wartungsarbeiten an Miet- und Eigentumsobjekten (z.B. Haus, Wohnung, Garten,
Garagen, etc.), sowie an technischen Einrichtungen (z.B. Aufzüge, Heizung, Wasserversorgung und
Abwasser, Hauselektrik, Sicherheitstechnik, etc.). Erstellung von Heizkostenabrechnungen,
Anforderungen, die die gesamte WEG-Treuhandschaft seitens der Hausverwaltung betreffen (z.B.
Kontoeröffnung bei Banken und entsprechenden Geldinstituten, Verwaltung und Disponierung des
Geldverkehrs, Bearbeitung von Lastschriftabbuchungen), Anforderungen zur Wahrnehmung der
Verkehrssicherungspflichten, inkl. TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung technischer
Verordnungen (z. B. bei Rolltoren, Duplexgaragen, Heizungsanlagen, Fahrstuhleinrichtungen, Hebeund
Lüftungsanlagen, Legionellenbeprobung gemäß TrinkwV), Überwachung von Zahlungseingängen,
Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückständen, Verwalten und Disponieren von Geldmitteln auf
Girokonten, Rechnungskontrolle, Korrespondenz mit Eigentümern, Mietern, Dienstleistern,
Bearbeiten von Beschwerden und Verstößen gegen Hausordnungen, Terminabstimmungen,
Einberufung von Eigentümerversammlungen, Erstellen von Tagesordnungen und Beschlussentwürfen
zur Eigentümerversammlung, Erstellen von Beschlussniederschriften einschließlich Versendung an alle
Eigentümer, Hausgeldklagen, Beschluss Anfechtungen, Unterstützung bei Veräußerungen,
Vermietungen, gewerbliche Nutzung, Einholung von Angeboten, Rechnungskontrolle, Belegprüfung,
fernmündliche Gespräche mit Beiräten, Eigentümern, Mietern, Dienstleistern, Interessenten.
Die Datenspeicherung erfolgt zur Verfolgung des eigenen Geschäftszwecks, zur Abwicklung des
Verwaltervertrags mit einzelnen Eigentümern, sowie auch Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG)
und sonstigen Kunden und Dienstleistern, zur Wahrung berechtigter Interessen als Verantwortlicher.
Ebenfalls erfolgt eine zulässige Datenspeicherung zur Wahrung der berechtigten Interessen eines
Dritten, zur Abwehr von Gefahren für die öffentliche Sicherheit und zur Verfolgung von Straftaten.

Erfüllung aus vertraglichen Pflichten
(Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)


Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt primär zur Durchführung geschlossener
Verträge oder vorvertragliche Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung Ihrer Aufträge sowie aller
mit dem Betrieb und der Verwaltung von Mietobjekten, Grundstücken, Immobilien (allgemein).
Kundendaten: Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten erfolgen zur Erfüllung
des Geschäftszwecks, im Bereich Hausverwaltung und Dienstleitungen in der Immobilienbranche,
ferner zur Anbahnung von Geschäftskontakten und der Information von Kunden.
Personaldaten: Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten unserer
Beschäftigten erfolgen zur Durchführung und Abwicklung des jeweiligen Arbeitsverhältnisses.
Bewerberdaten: Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten von Bewerbern
erfolgen zur Anbahnung von Arbeitsverhältnissen.

Interessenabwägung
(Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)


Unter Berücksichtigung und zur Wahrung berechtigter Interessen (durch uns oder uns
angeschlossenen Dritten) verarbeiten wir u. a. folgende Daten:
Bonitätsabfragen und Datenaustausch mit Auskunfteien (z.B. Creditreform, SCHUFA, Bürgel),
technische Voreinstellungen zur Gewährleistung der IT-Sicherheit innerhalb unseres Unternehmens,
Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit (Gebäudezutritt) und Sicherstellung des Hausrechts,
Videoüberwachung (Wahrnehmung des Hausrechts, Verfolgung von Vandalismus, Sachbeschädigung,
Belästigungen, Straftaten) Sicherstellung von Beweismitteln.

Einwilligung
(Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)


Eine weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist rechtmäßig, sofern Sie uns dafür eine
schriftliche (in einigen Fällen auch elektronische) Einwilligung erteilt haben. Aufgrund dieser
Einwilligung ist es uns dann möglich, dass wir zur Handwerkerbeauftragung Ihre Telefonnummer
(Handy, Festnetz) an die angeschlossenen Partnerunternehmen zur Auftragserfüllung weitergeben
dürfen. Alle erteilten Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden.

Wer bekommt Ihre Daten?
Empfänger (Kategorien) der personenbezogenen Daten


Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B.
Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden).

Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind
(Personalverwaltung, Buchhaltung, Rechnungswesen, Immobilienvermittlung, Marketing, Vertrieb,
Telekommunikation und EDV).

Externe Stellen (Vertragspartner) soweit diese zur Vertragserfüllung notwendig sind.
Externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen) entsprechend Art. 28 DSGVO zur Abwicklung
der Verarbeitung der Daten in unserem Auftrag. Weiterhin werden Daten an beauftragte
Unternehmen weitergegeben, für welche Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.

Weitere externe Stellen wie z.B. Kreditinstitute (Gehaltszahlungen, Lieferantenrechnungen),
gruppenzugehörige Unternehmen oder andere externe Stellen zur Erfüllung der oben genannten
Zwecke, soweit der Betroffene seine schriftliche Einwilligung erklärt hat, dies zur Vertragserfüllung
erforderlich oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigten Interesse zulässig ist.

Weitergabe in Drittstaaten


Eine Übermittlung in Drittstaaten erfolgt derzeit nicht!

Wie lange werden meine Daten gespeichert?
10 Jahre für Dokumente nach HGB, AO, EStG, KStG, GewStG, UStG, AktG, GmbHG,
GenG)
6 Jahre Handels- und Geschäftsbriefe sowie für sonstige Unterlagen (HGB, BGB)
4 Jahre Überprüfung gemäß § 35 Abs. 2 Nr. 4 BDSG
6 Monate Initiativ-Bewerbungen (Email), digitale Bewerbungen allg.
Mieterselbstauskunft (in digitaler Form)
3 Monate Mieterselbstauskunft in Papierform
Die Speicherdauer variiert zwischen 3 Monaten und bis zu 30 Jahren. Die Speicherdauer ergibt sich
auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen. Grundsätzlich werden aber die Daten so lange
verarbeitet und gespeichert, wie sie zur Aufrechterhaltung unserer Geschäftsbeziehung erforderlich
sind. Hierbei ist zu beachten, dass eine Geschäftsbeziehung ein Dauerschuldverhältnis ist, welches
über Jahre fortbesteht.

Folgende Rechte habe ich:


  • Informationsrecht
  • Auskunfts- und Widerspruchsrecht
  • Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit

Informationsrecht
Folgende Informationen werden bei Anfrage offengelegt:

  • Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (ggf. auch des Vertreters)
  • Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (falls vorhanden)
  • Zweck und Rechtgrundlage der Verarbeitung
  • Berechtigte Interessen (bei Verarbeitung nach Art. 6 DSGVO)
  • Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern
  • Übermittlung in Drittland oder an internationale Organisation
  • Dauer der Speicherung
  • Bestehen eines Rechts auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch
    und auf Datenübertragbarkeit
  • Bestehen eines Rechts auf Widerspruch der Einwilligung
  • Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
  • Information, ob die Bereitstellung der Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder
    für einen Vertragsabschluss erforderlich ist und mögliche Folgen der Nichtbereitstellung
  • Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
  • Information über eine mögliche Zweckänderung der Datenverarbeitung

Auskunfts- und Widerspruchsrecht

  • Zwecke der Datenverarbeitung
  • Kategorien der Daten
  • Empfänger oder Kategorien von Empfängern
  • Dauer der Speicherung
  • Recht auf Berichtigung, Löschung und Widerspruch
  • Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
  • Herkunft der Daten (wenn nicht bei Betroffenen erhoben)
  • Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
  • Übermittlung in Drittland oder an internationale Organisation

Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung
Folgende Daten werden nach Art. 17 DS GVO gelöscht, wenn:

  • Wenn die Speicherung der Daten nicht mehr notwendig ist
  • Wenn der Betroffene seine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen hat
  • Wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden
  • Wenn eine Rechtspflicht zum Löschen nach EU- oder nationalem Recht besteht

§ 35 BDSG (neu) Recht auf Löschung
Ist eine Löschung im Falle nicht automatisierter Datenverarbeitung wegen der besonderen Art der
Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich und ist das Interesse der
betroffenen Person an der Löschung als gering anzusehen, besteht das Recht der betroffenen Person
auf und die Pflicht des Verantwortlichen zur Löschung personenbezogener Daten gemäß Artikel 17
Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/679 ergänzend zu den in Artikel 17 Absatz 3 der Verordnung (EU)
2016/679 genannten Ausnahmen nicht. In diesem Fall tritt an die Stelle einer Löschung die
Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 der Verordnung (EU) 2016/679. Die Sätze 1 und 2
finden keine Anwendung, wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

Das Recht auf Vergessenwerden findet keine Anwendung, wenn:

  • Wenn das Recht auf freie Meinungsäußerung bzw. die Informationsfreiheit überwiegen
  • Wenn die Datenspeicherung der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung dient
  • Wenn das öffentliche Interesse im Bereich der öffentlichen Gesundheit überwiegt
  • Wenn Archivzwecke oder wissenschaftliche und historische Forschungszwecke
    entgegenstehen
  • Wenn die Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von
    Rechtsansprüchen erforderlich ist

Bitte beachten: Wir können Ihrem Ersuchen nach Löschung Ihrer personenbezogenen Daten erst dann
nachkommen, wenn keinerlei gesetzliche Aufbewahrungsfristen mehr gelten.

Widerrufen der Einwilligungen


Jeder Betroffene hat im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a das Recht, einzelne oder
sämtliche Einwilligungen, die zur z.B. Vertragserfüllung erteilt wurden, jederzeit und ohne Nachteile
für ihn selbst zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum
Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Den Widerruf von Einwilligungen richten Sie bitte schriftlich an:
Dick Immobilienmanagement e.K., Paulstraße 47, 18055 Rostock

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling


Es werden keine automatisierten Verfahren von Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO oder andere
Profiling-Maßnahmen Art. 4 Nr. DSGVO eingesetzt.

Recht auf Datenübertragbarkeit
Art. 20 DS-GVO gewährt dem Betroffenen ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Nach dieser Vorschrift
hat die betroffene Person unter den Voraussetzungen des Art. 20 lit. a und b DS- GVO das Recht, die
sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie dem Verantwortlichen bereitgestellt hat, in einem
strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und diese Daten einem anderen
Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, zu übermitteln.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
(Art. 13 II lit. d, 77 I DS-GVO)


Gemäß Art. 13 II lit. d, 77 I DS-GVO muss jedes Unternehmen (Verantwortlicher) allen Betroffenen
mitteilen, dass sie ein umfangreiches Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde ihres
Landes haben. Dieses Beschwerderecht ist dann auszuüben, wenn die betroffene Person der Ansicht
ist, dass unsererseits die Verarbeitung, Speicherung und Nutzung ihrer Daten unrechtmäßig ist. Dieses
Beschwerderecht sollte gezielt ausgeführt und anlassbezogen ausgeübt werden. Der Betroffene sollte
stichhaltige und begründete Informationen bei der Beschwerde vorlegen können. Wir raten ab, eine
Beschwerde bei der Behörde einzureichen, ohne fundierte Informationen und Tatbestände. Deshalb
ist es ratsam vor der Einreichung der Beschwerde den Datenschutzbeauftragten – Herrn Reinhold Okon
– zu kontaktieren und hier den Dialog entsprechend aufzunehmen. Weiterhin ist die Beschwerde nur
an eine einzige Aufsichtsbehörde zu richten (Erwäg-Gr. 141 Satz 1 DSGVO). Damit sollen sogenannte
„Doppelbeschwerden“ vermieden werden.

Bei Fragen steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter jederzeit gerne zur Verfügung.

Download PDF – Informationspflichten Art. 13 und 14 DSGVO